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A política de sustentabilidade das empresas precisa ser efetiva

Wagner Xavier, diretor técnico da Oficina1 Wagner Xavier, diretor técnico da Oficina1

Os benefícios da redução do papel vão muito além de ajudar o meio ambiente; interferem também na organização empresarial

Wagner Xavier e Mayra Motta (*)

Desde muito tempo falamos, lemos e ouvimos falar em sustentabilidade, em escassez de recursos naturais e qualidade ambiental em todo o mundo. E, dentre diversos fatores do tema, um dos que mais nos chama a atenção é sobre o uso indiscriminado dos impressos nas empresas. Como sabemos, as empresas são responsáveis por um alto volume de informações e enorme geração de relatórios em praticamente todo o mundo. Você consegue imaginar o consumo de papel e de relatórios que são gerados por cada uma delas? E por todas elas conjuntamente? Imagine, então, se cada relatório impresso fosse substituído por um arquivo digital?

Esse artigo traz alguns benefícios e vantagens para que cada empresa, cada usuário e cada profissional tenha consciência da real necessidade de se adotar essa metodologia, batizada de Zeropaper, e quais os reais ganhos obtidos na gestão do papel pelo setor empresarial. O Zeropaper, é sem dúvida, um dos fatores fundamentais na implantações destas boas práticas, que incrementam conceitos modernos de Compliance Corporativo.

Vejamos:

  1. Valor financeiro: pesquisas indicam que entre 6% a 8% do orçamento das empresas está ligado diretamente ao uso de impressos, espaço físico para impressão, tonners e impressoras;
  2. Segurança da Informação: quantos impressos, muitos deles sigilosos, ficam à mercê de olhos e mãos curiosas para obter informações de seus clientes que estão sob a responsabilidade de sua empresa?
  3. Organização e qualidade: já experimentou a sensação de entrar ou trabalhar em algum lugar repleto de papel, muitas vezes de materiais sem importância, desnecessários, descartáveis e que poderiam perfeitamente ser substituídos por informações digitais? Basta imaginar como um ambiente limpo, agradável e com o menor número de papéis irá trazer de organização, qualidade e agilidade no seu dia a dia;
  4. Preservação do meio ambiente – um dos grandes e nobres motivos de se optar pela impressão digital, pois o papel é oriundo das árvores. O desmatamento ocorre em parte para atender exatamente a essas demandas. Além de ser um crime ambiental, causa um imensurável prejuízo a todo o ecossistema natural, na maioria das vezes sem o menor critério ou política de reposição.

Para aqueles que desejam adotar medidas a esse respeito, enumeramos sete passos que podem ser realizados de forma quase que imediata nas organizações:

  1. Elaborar um diagnóstico do uso do papel em sua empresa, mediante um inventário especial de impressões em papel e digital, dentro de um determinado período de tempo, para mensurar, gerir e reduzir o insumo a zero;
  2. Elaborar um controle de custos operacionais de toda a cadeia de processos inseridos na circulação dos papéis em sua empresa, desde o espaço físico para arquivos físicos, funcionários do setor de arquivos, do setor de expedição e logística, custos com papel, tonner e impressoras;
  3. Padronizar os papéis e os documentos permitidos e proibidos de impressão, bem como o armazenamento de relatórios em pastas digitais ou em nuvem, utilizando-se da tecnologia no controle e na mensuração dos papeis impressos e digitais;
  4. Estabelecer metas gradativas na redução de impressos até chegar a zero, através da gestão eletrônica de papéis, integrando à cultura da empresa os valores da sustentabilidade e da responsabilidade social.;
  5. Implantar processos educativos permanentes que envolvam todo o corpo de trabalhadores, desde o chão de fábrica até o presidente da empresa, compartilhando princípios, metas e objetivos como melhores práticas de responsabilidade social;
  6. Publicar internamente os resultados obtidos com o registro histórico das reduções, valorizando a transparência corporativa na avaliação da evolução dos processos e metas;
  7. Reconhecer e premiar os líderes que influenciaram para o sucesso da nova gestão de sustentabilidade da empresa.

Enfim, muito mais do que um discurso politicamente correto, a cultura do ZeroPaper está cada vez mais acessível a todas as empresas, fundamentalmente pelo desenvolvimento de novas tecnologias que possuem a capacidade de mudanças de padrões de consumo e educação em escalas massivas de usuários ao redor do planeta.

E então, mãos à obra?

(*) Wagner Xavier, diretor técnico da Oficina1, e Mayra Motta, advogada da Motta Contabilidade

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