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Digitalizar é um imperativo para o crescimento dos negócios

José Guido Kirst é diretor da CGK José Guido Kirst é diretor da CGK

Todo ano entre 3% e 5% dos arquivos de uma empresa são perdidos ou extraviados, gerando um custo de recriação de, em média, US$ 120 por documento

(*) José Guido Kirst

 

Por ano, os gestores de uma empresa perdem, em média, quatro semanas na tarefa de procurar informações devido a falhas ou incongruência na organização de dados e documentos. Diariamente, 7,5% do tempo de expediente de colaboradores é perdido nesta mesma tarefa.

 Os dados são da Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos. E vão além, mostrando que todo ano entre 3% e 5% dos arquivos de uma empresa são perdidos ou extraviados, gerando um custo de recriação de, em média, US$ 120 por documento, incluindo todos os processos necessários para fazê-lo novamente– o que, muitas vezes, implica em renegociar prazos, coletar novamente assinaturas e depender do tempo e disponibilidade dos assinantes, refazer cadastros, entre outras centenas de situações que podem ser elencadas.

 Ainda segundo pesquisa da ABGD, 30% de todo o papel acumulado nas companhias brasileiras é, simplesmente, inútil e pode ser eliminado sem prejuízo ao negócio, ao contrário: reduzir a papelada e os processos operacionais que a envolvem traz cortes de custos e otimização de recursos, ganho de tempo e produtividade significativos.

 Analisando estes dados, fica muito claro que o gerenciamento eficiente de documentos corporativos é imprescindível a toda empresa que deseja tornar-se mais competitiva. Digitalizar é, neste segmento, um imperativo para o crescimento dos negócios.

 E isto vale para empresas de todos os setores. No segmento jurídico, por exemplo, a economia que a substituição de documentos em papel por digitalizados, ou mesmo a troca de softwares engessados de tratamento de documentos por soluções avançadas, que permitam melhor manejo dos materiais, pode representar um divisor de águas entre a estagnação e a expansão.

 Imagine, por exemplo, um escritório de advocacia que usa PDFs comuns para tramitação de processos nas diversas instâncias em que deve operá-los, tendo que cortar os extensos conteúdos em dezenas, por vezes centenas, de arquivos para fazer caber na capacidade de envio das ferramentas de e-mail e outros sistemas, como os próprios sistemas dos tribunais e órgãos correlatos. Ainda, a cada mudança nos conteúdos, os advogados precisam refazer os arquivos e gerar novos PDFs, recomeçando do zero toda a saga de divisão do arquivo por tamanho em KB. 

 Agora substitua tal situação pelo uso de uma solução que gere PDFs editáveis, nos quais alterações podem ser feitas sem necessidade de geração de novos documentos, que permitam o trabalho colaborativo de equipes (mesmo que estejam dispersas geograficamente) via Internet e que, de quebra, reduza o tamanho dos arquivos finais em cinco, até seis vezes. O mesmo resultado obtido no fim, mas com infinitamente menos erros, menos tempo, menos trabalho e, mais importante, menos retrabalho.  

 Esta tecnologia existe e deve ser adotada por empresas que busquem melhorar suas rotinas e otimizar seus recursos sem perder tempo nem dinheiro.

 Claro que o setor jurídico é apenas um dentre os tantos que podem se beneficiar da digitalização de documentos. A saúde, por exemplo, tem demandas neste sentido infindáveis. Estudo recente segundo mostra que os dados gerados e recebidos por clínicas, hospitais, consultórios, postos de saúde e outras instituições desta área aumentarão mais de 50 vezes nos próximos cinco anos. É muita informação para guardar em envelopes, gavetas e arquivo morto.

 No varejo, outro bom exemplo. O volume diário de dados que transita pelas corporações deste setor é imenso, vindo das mais diversas fontes (cadastros, sistemas, cartões, clientes, lojas, promoções, pós-venda, call center, serviços etc). A geração e uso de documentação é, também, enorme. A digitalização deste “Big Data” é, sem dúvida, o caminho mais certeiro para a obtenção de uma operação mais enxuta, eficiente e lucrativa. Não sou só eu que estou dizendo, uma pesquisa da McKinsey & Company comprova minha tese: segundo o estudo, varejistas que apostam nas tecnologias de digitalização e Big Data tendem a aumentar suas margens operacionais em 60%, na média.

 Poderia passar muito tempo citando setores que podem se beneficiar da digitalização e do manejo e gestão eficiente de documentos, mas vou me ater aos exemplos já dados e prosseguir na sugestão de tecnologias que, creio, são o presente e o futuro do tratamento de conteúdos no ambiente corporativo.

 Há no mercado tecnologias exponenciais, por exemplo, para a obtenção e registro legítimos de assinaturas. Não é mais necessário enviar arquivos físicos para serem assinados, acarretando custos de transporte/envio e os riscos de perda, rasura e outros envolvidos neste processo.

 Preenchimento de documentos via digital, conversão de arquivos físicos e eletrônicos de sistemas tradicionais de edição de texto para documentos em PDF editáveis segundo as características que já mencionei em parágrafos anteriores, troca de documentos via Internet com segurança, confiabilidade, possibilidade de colaboração entre profissionais dispersos e garantias legais. Tudo isso e mais está disponível, basta apostar na tecnologia.

 Como é da sabedoria popular, os números não mentem – então, recorro mais uma vez a eles. Um levantamento do Instituto Information Management (AIIM) concluiu que, ao mesmo tempo em que cresce cerca de 20% ao ano o uso de papel nas empresas, o número de companhias que buscam formas de eliminar sua utilização, buscando o ideal de zero paper, subiu de 9% para 16% nos últimos três anos.

 Empresas do mundo todo estão se dando conta. A digitalização de documentos, o emprego da tecnologia para o tratamento, operação e transporte de documentos, são partes fundamentais da Transformação Digital, movimento do qual tanto se fala no âmbito de TI atual.

 São benefícios demais para ficar de fora.

(*) Diretor da CGK

 

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